Inleiding:

Met de striktere handhaving van de Wet DBA vanaf 2025, moeten bedrijven hun processen rondom de inhuur van zzp'ers en interim-professionals snel op orde hebben. Hoewel de wet voor alle bedrijven geldt, zal de manier van werken verschillen, afhankelijk van de grootte en de structuur van de organisatie. In dit blog leggen we uit wie er betrokken zijn bij het inhuurproces, zowel in grote bedrijven als in kleinere organisaties, en wat ze moeten doen om compliant te blijven.

1. HR: De Basis voor Compliance (Grote Organisaties)

Voor grotere bedrijven heeft HR meestal de taak om het proces te beheren, contracten op te stellen en de zelfstandigheid van zzp'ers te controleren. Ze zorgen ervoor dat alle wet- en regelgeving correct wordt toegepast, maar ook dat de administratieve processen op orde zijn.

• Verantwoordelijkheden van HR:
  • Het opstellen van modelovereenkomsten die voldoen aan de Wet DBA.
  • Het bewaken van de arbeidsrelatie en de zelfstandigheid van de zzp’er.
  • Het zorgen voor de juiste administratieve processen en documentatie.

In kleinere bedrijven zal deze taak vaak direct liggen bij de eigenaar, de directeur of een commerciële medewerker die de contracten opstelt en afspraken maakt. De HR-functie is dan vaak veel informeler of zelfs niet aanwezig.

2. Inkoop: Het Formele Contract en de Afstemming

De inkoopafdeling in grotere bedrijven is vaak de eerste die zzp'ers inhuurt, via onderhandelingen over tarieven en voorwaarden. Ze zorgen ervoor dat alle afspraken contractueel goed vastgelegd worden en dat de zzp’er geen risico loopt op schijnzelfstandigheid.

• Verantwoordelijkheden van Inkoop:
  • Het onderhandelen over tarieven en voorwaarden voor de samenwerking.
  • Het opstellen van contracten met zzp'ers.

In kleinere bedrijven zal dit vaak in één keer gecombineerd worden met de directie of eigenaar. Ze zullen zelf het proces sturen zonder de noodzaak voor een aparte inkoopafdeling, maar het blijft essentieel om contracten zorgvuldig op te stellen.

3. Juridische Afdeling: De Wet DBA en Risico’s (In Grote Bedrijven)

In grotere organisaties zal de juridische afdeling nauw betrokken zijn bij het naleven van de Wet DBA. Ze zorgen ervoor dat de juiste modelovereenkomsten worden gebruikt en dat er geen sprake is van schijnzelfstandigheid.

• Verantwoordelijkheden van Juridisch:
  • Controleren van contracten om naleving van de Wet DBA te waarborgen.
  • Het adviseren van andere afdelingen over juridische risico’s en wat er nodig is om compliant te blijven.

In kleinere bedrijven zal deze taak meestal ook gecombineerd worden met de eigenaar of een externe jurist, die op afroep advies geeft over de wetgeving en zorgt voor de benodigde contracten. Kleinere bedrijven hebben niet altijd de middelen voor een interne juridische afdeling, maar het is belangrijk om op tijd externe hulp in te schakelen.

4. Finance en Administratie: Compliance in Betaling en Administratie

In grotere bedrijven is de financiële afdeling verantwoordelijk voor de administratieve processen rondom zzp'ers. Ze zorgen ervoor dat betalingen op de juiste manier worden uitgevoerd, dat btw en belasting correct worden afgehandeld en dat alles goed gedocumenteerd is.

• Verantwoordelijkheden van Finance:
  • Het controleren van btw-verplichtingen en andere belastingverplichtingen voor zzp'ers.
  • Het administreren van betalingen en zorgen voor een kloppende administratie.

In kleinere bedrijven ligt deze verantwoordelijkheid vaak bij de eigenaar of een kleine administratie-afdeling. De controle op belastingverplichtingen en betalingen moet dan goed worden opgevolgd, zelfs als dit door één of twee personen wordt gedaan.

5. Het Samenspel Tussen Afdelingen (En Verschil Tussen Groot en Klein)

Of je nu in een groot bedrijf werkt met gespecialiseerde afdelingen, of in een kleiner bedrijf waar taken door een paar personen worden uitgevoerd, de sleutel tot succes is samenwerking en duidelijke verantwoordelijkheden. Alle afdelingen moeten samenwerken om te zorgen dat het inhuurproces voldoet aan de Wet DBA, ongeacht de grootte van de organisatie.

In kleinere bedrijven ligt de verantwoordelijkheid vaak bij één persoon die meerdere petten draagt, van het opstellen van contracten tot het beheren van betalingen. Toch blijft het essentieel om de juiste maatregelen te treffen en compliant te blijven met de wet.

Conclusie: Bereid Je Voor op 2025

Met de Wet DBA die vanaf 2025 strikter gehandhaafd wordt, moeten alle bedrijven – groot of klein – hun processen rondom de inhuur van zzp'ers en interim-professionals goed op orde hebben. Zorg ervoor dat de juiste mensen in jouw organisatie – of dat nu meerdere afdelingen zijn of één persoon – de verantwoordelijkheid nemen om ervoor te zorgen dat alles compliant is.

 

Klaar voor 2025? Zorg dat jouw inhuurproces compliant is!

Met de striktere handhaving van de Wet DBA om de hoek, is dit hét moment om je inhuurprocessen te optimaliseren. Of je nu een klein of groot bedrijf bent, je wilt boetes en risico’s vermijden én profiteren van de flexibiliteit van zzp'ers.

💼 Wil je zeker weten dat jouw organisatie klaar is? Plan vandaag nog een adviesgesprek. Samen bekijken we hoe jouw organisatie compliant kan worden – en indien nodig, brengen we je in contact met betrouwbare derde partijen voor een onafhankelijke toetsing en juridisch advies.

Waarom een toetsing van jouw inhuurproces?

Een toetsing helpt je organisatie om het inhuurproces van zzp’ers en interim-professionals volledig in lijn te brengen met de Wet DBA. Het zorgt ervoor dat je:

• Contracten en overeenkomsten hebt die voldoen aan de laatste wetgeving;
• Duidelijkheid hebt over verantwoordelijkheden tussen HR, inkoop, juridische zaken, en finance;
• Risico’s beperkt op boetes, naheffingen en reputatieschade door schijnzelfstandigheid.

Met een toetsing krijg je een helder beeld van verbeterpunten en concrete acties die je direct kunt doorvoeren om compliant te zijn voor 2025.

Belangrijke Wetgevingstip: De Wet DBA en Samenwerken met ZZP’ers

Vanaf 2025 wordt de Wet DBA strenger gehandhaafd, wat betekent dat bedrijven en zzp’ers zorgvuldig moeten omgaan met hun samenwerking om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Het is belangrijk dat een zzp’er volledige vrijheid heeft in de uitvoering van opdrachten en als expert zelfstandig kan beslissen hoe het werk wordt gedaan, binnen de overeengekomen resultaten.

Daarnaast moet de zzp’er niet afhankelijk zijn van één opdrachtgever, terwijl een bedrijf op zijn beurt niet te afhankelijk mag worden van één zzp’er. Deze wederzijdse onafhankelijkheid bevordert zowel de flexibiliteit als de professionaliteit in de samenwerking.

Een correcte aanpak volgens de Wet DBA bevordert niet alleen compliance, maar zorgt ook voor een professionele en duurzame samenwerking die groei en flexibiliteit mogelijk maakt. Heldere afspraken en een goed begrip van de Wet DBA zijn hierbij essentieel en helpen je de samenwerking soepel en compliant te houden.

Heb je vragen over de samenwerking met zzp’ers?
Vanuit ons recruitmentbureau en HR-support bieden we graag een adviesgesprek aan. Samen kijken we naar wat er speelt binnen jouw organisatie en hoe je de inzet van zzp’ers effectief en compliant kunt vormgeven.
Heb je vragen over de Wet DBA? We staan klaar om je te helpen.

Call-to-Action:
Overweeg je als bedrijf samen te werken met zzp’ers of ben je benieuwd naar hoe dit jouw organisatie kan versterken? Neem contact met ons op voor meer informatie, adviesgesprek en ontdek de mogelijkheden van een flexibele samenwerking!